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Avis #12

25 Mars 2014

Vivre ensemble

La réunionite n’est pas une maladie

La réunionite n’est pas une maladie

C’est un peu le point Goldwin du management : l’argument définitif qui met un terme à la réflexion, sans donner aucune solution : invoquer la réunionite aigüe et se faire l’avocat de « moins de temps passé en réunion ».  La réunionite est le bon mot le plus en vogue des défenseurs de l’efficacité… Nous pensons qu’ils font une lourde erreur de diagnostic. La réunionite n’est pas une maladie, c’est la raison d’être d’une entreprise.

 

 

Confondre symptôme et mal

 

Il y a une raison très simple à cette erreur de diagnostic : c’est un fait que le temps passé en réunion paraît très long et inutile à beaucoup de participants ; que l’on a tous assisté à des réunions où la moitié des participants ont l’œil rivé sur le smart phone, et souvent le PC ouvert devant soi ; que l’on est souvent invité à des réunions sans vraiment savoir ce qui est attendu de nous, quel objectif est visé, quelle décision doit être prise ; bref, on perd son temps et on incrimine celle qui semble responsable : la réunion elle-même.

Mais c’est confondre le symptôme et le mal. Si la réunion semble inutile c’est d’abord parce qu’elle est mal animée ; elle a généralement été créée pour une raison tout à fait valable et ce n’est pas parce qu’elle est inefficace qu’elle doit disparaître. S’attaquer aux réunions, c’est abattre la bête parce qu’elle est essoufflée ; c’est jeter le bébé avec l’eau du bain.

 

 

La réunion est la raison d’être de l’entreprise

 

Il faut se rappeler qu’une entreprise, comme toute organisation humaine (administration, association), est fondée sur la coopération des individus. On se réunit parce qu’on pense qu’il est plus efficace d’être ensemble que de travailler chacun de son côté.

 

Plus simplement : ça sert à quoi de se réunir dans une entreprise, une association, une administration si c’est pour travailler seul ?

 

Si le 1+1=3 peut exister, c’est dans l’échange.

 

Steve Jobs, qui n’était pas le moins performant des chefs d’entreprise ne voulait rien d’autre que des réunions entre les collaborateurs.

 

 

Le problème c’est qu’elles deviennent la raison d’être des collaborateurs

 

Parce qu’évidemment, on se plaint des réunions mais on continue à s’y rendre. La réunion est souvent vue comme l’affirmation de son pouvoir parce qu’on peut (en principe) y exprimer ses points de vue ; même si dans la réalité, on y va sans être vraiment impliqué.

 

La réunion est souvent un lieu d’ennui mais c’est aussi un lieu sécurisé ; on ne peut y faire de bêtises ; en tous cas pas seul. Aller en réunion c’est aussi parfois se dédouaner d’avance de ce qui s’y passera.

 

C’est ce genre de comportement qu’il faut stopper. Un blog (http://blog.11heure.com/post/comment-se-desintoxiquer-des-reunions) préconise une action simple : si une réunion vous ennuie, n’y allez pas ! C’est sûrement que vous n’y êtes pas utile et elle sera plus efficace sans vous.

Bref, rendre ses lettres de noblesse aux réunions, c’est les améliorer, plus que les supprimer.

 

 

Améliorer les réunions, c’est les multiplier, les simplifier, les varier, les animer !

 

Mais bien sûr, il faudrait peut être arrêter de considérer les réunions comme une assemblée de 10 à 15 personnes assies 2h autour d’une table avec un power point et un temps de parole pour chacun.

 

Il y a d’innombrables formes de réunions, et le secret est de les varier, et de varier les formes à l’intérieur d’une même réunion ; il y a peu d’interdit :

Une réunion peut se faire debout, même si c’est un comex capital.

Une réunion peut se faire sans table, avec des paper board

Une réunion peut se faire à 2 ou 3, en 30 minutes autour d’une table ronde.

Une réunion peut se faire sans power point, avec une feuille par personne, ou autour d’une affiche commune.

Une réunion peut alterner moments de créativité un peu désordonnés avec des moments plus structurés de prise de décision ou d’évaluation des risques.

 

Souvent, pour améliorer les réunions, on fixe des règles : ne pas se couper la parole, s’écouter, arriver à l’heure… Oui c’est vrai… Mais si on faisait plutôt des réunions passionnantes, vivantes, variées, bruyantes parfois ; les participants seraient plus à l’heure ! Il faut libérer les réunions, les rendre plus fun (oui, on a le droit de dire ça dans une entreprise).

 

Bref résumons : si vous êtes atteint de réunionite, c’est parfait ; si vos équipes ne se voient pas, c’est moins bien.

Et si vos réunions sont peu efficaces :

  1. MULTIPLIEZ les pour qu’elles soient plus courtes, sur un seul sujet, avec les seuls concernés.
  2. SIMPLIFIEZ les en clarifiant leur objectif et en l’annonçant avec force en début de réunion.
  3. VARIEZ, VARIEZ, VARIEZ !!! des brèves, des longues, des debouts, des assises, des drôles, des graves, des créatives, des analytiques, des participatives, des top down.

Comme indicateurs, vous enlevez les règles de réunion des murs, et vous les gardez dans le tiroir du bureau ; quand elles seront toutes respectées sans que vous ayez à les rappeler, c’est que vos réunions seront devenues attractives et que vous aurez la bonne réunionite ; celle qui permet de créer.

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