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Avis #10

03 Février 2014

Simplifions

Simplifier, le graal du management

Simplifier, le graal du management

Comment en est-on arrivé là ?

 

Dans toutes les entreprises que nous suivons et qui emploient plus de 100 personnes, le « syndrome du 1000 feuilles » est remonté par les équipes de terrain.

Rajouter de nouveaux outils est une solution naturelle pour combattre un problème : on veut une remontée d’infos plus rapide, on crée des outils de reporting ; on veut que la volonté du dirigeant se déploie rapidement sur le terrain, on traduit la volonté en processus à appliquer et on crée des outils pour surveiller leur mise en oeuvre. Les règles donnent des procédures qui donnent des indicateurs qui donnent des tableaux de bord… on n’en sort pas.

Au contraire, supprimer est antinaturel : supprimer c’est prendre un risque, c’est peut-être provoquer une réaction en chaîne qui va endommager durablement notre visibilité ou notre performance.

 

Même si parfois on ne sait plus très bien à quoi sert tel document Excel rempli une fois par mois, ou pourquoi telle personne est invitée à la réunion du mardi, dans le doute on ne change rien.

 

Les conséquences de cette complexité procédurière sont innombrables : perte de marge de manœuvre et donc de place pour l’initiative ; perte d’efficacité donc de réactivité ; perte de lisibilité et donc désengagement. La complexité est un virus, inoculé par nous et qui s’étend partout, inexorablement. Et comme tous les virus, il s'attrape plus facilement qu'il ne se chasse.

 

Comment s’en sortir ?

 

Faire plus simple est sans nul doute l’action de progrès la plus productive mais aussi la plus difficile à mettre en œuvre.

Difficile car si la complexité n’est pas satisfaisante, elle est confortable. Elle permet de déplacer l’obligation de résultats vers une obligation de moyens ; elle peut permettre de masquer des problèmes majeurs par des réussites mineures. Elle est un bon abri anti-responsabilité.

 

 

D’abord donner envie de simplifier vraiment

 

Paradoxalement, il faut donc d’abord donner envie aux acteurs de simplifier. Si chacun en exprime le besoin, beaucoup ne sont pas prêts à passer à l’acte.

 

« Si on supprime l’indicateur de taux de service, on envoie le message que le client n’est plus prioritaire » ; « La direction nous a dit que la formation était prioritaire, on ne peut pas supprimer notre projet de SI RH ».

 

Pour dépasser cela, il faut définir la mission qui nécessite de supprimer des choses et qui donne suffisamment envie de le faire. Sortez des objectifs traditionnels et osez un « Cette année, nous allons faire 10% de mieux que le budget pour financer les investissements qu’on nous a refusés ». Si vous obtenez l’adhésion de vos collaborateurs sur cette mission, vous avez fait la moitié du chemin.

 

Ensuite, adopter une méthode… simple !

 

Une fois l’adhésion de l’équipe obtenue, il faut mettre en place un système le plus basique possible pour simplifier le fonctionnement. Par exemple :

  1. Etablir quelle est la ressource rare et la cible de gain : bien souvent, c’est le temps. Il faut alors définir un enjeu de gain de temps (ex : 10h par semaine et par personne).
  2. Lister ce qui peut être supprimé ou réduit, et quantifier le temps gagné, même grossièrement.
  3. Lister si nécessaire ce qui doit être rajouté ou renforcé pour compenser les éléments supprimés, et quantifier le temps dépensé.
  4. Réitérer les points 2 et 3 jusqu’à l’obtention de la cible fixée en 1.

 

Quelle que soit la méthode retenue, l’exercice n’est pas un « one shot », il doit être répété régulièrement pour contrer la tendance naturelle à rajouter des choses.

Si vous réussissez à simplifier progressivement et durablement le fonctionnement pour vous et votre équipe, alors n’hésitez pas à nous faire part de votre expérience !

 

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