Avis #62

17 Janvier 2019

Pour 2019, soyons marginaux !

Stop à la transparence !

Stop à la transparence !

A force de vouloir être transparent, on finit par le devenir !

Alors comment faire exister les messages-clés, ceux qui feront la cohérence de votre projet managérial, et engageront vos équipes ?

 

 

Trop d’infos !

 

On l’a déjà beaucoup dit dans nos articles, aujourd’hui on fait face dans les entreprises (et aussi en privé) à des avalanches quotidiennes d’informations à digérer et à transmettre. Déjà le rythme s’accélère, donc les retours d’expérience, les nécessités d’ajustement arrivent à un rythme effréné et demandent en retour des actions correctrices quasi immédiates… Si les ventes sont énormes sur un produit sur lequel on avait prévu peu de ventes, il va falloir ajuster tous les paramètres, des achats à la logistique, en passant évidemment par la prod ! Or ces mots valise - ventes, achats, logistique, prod - ce sont avant tout des femmes et des hommes à qui faire passer un message clair de changement de priorité et de stratégie. Faire passer un message ? Non, plutôt s’assurer que ce message est bien reçu et mobilise sur le sujet. Or de nombreux autres sujets sont en concurrence avec le vôtre !

 

 

Trop de transparence !

 

On le voit, les messages sont trop nombreux aujourd’hui pour qu’on puisse les traiter tous efficacement. C’est normal, les machines vont plus vite sur certains sujets, et on nous demande d’interagir avec les « messages » des machines et logiciels de comptage, d’évaluation de la perf… Et ce qui vient envenimer les choses, c’est qu’en plus de ce phénomène de multiplication, on vient en ajouter un autre, celui de la transparence. La transparence, c’est une valeur, qu’on peut relier à l’honnêteté, qui parle aux équipes car elles préfèrent évidemment savoir ce qui se passe, être informées et peuvent mal prendre le fait de ne pas être au courant de certaines décisions. Question de confiance, tout à fait compréhensible.

 

 

Trop de tout !

 

Donc cette bonne intention de vouloir être transparent sur tout vient s’ajouter à cette augmentation du volume d'informations. Ce qui génère une volonté d’exhaustivité dans la communication des managers envers leurs équipes. C’est normal, on souhaite offrir à nos collaborateurs la possibilité d’être réactif en ayant en tête toutes les informations concernant l’entreprise ou le process sur lequel vous travaillez. Et puis évidemment, sur le plan opérationnel, on se dit qu’on a besoin d’un maximum d’infos pour bien faire son travail.

 

On voit bien qu’avec toutes ces contraintes, les informations importantes passent au milieu d’un flux d’information continu et n’ont pas vraiment plus d’impact. L’autre jour j’entendais une manager de terrain en usine dire qu’avec tout ce qu’on lui demandait de communiquer, la réunion d’équipe ressemblait à un bombardement d’informations qui finalement venait assommer la motivation des équipes en début de journée. Difficile de « marquer le coup » sur certains sujets. Alors que c’est bien là tout l’enjeu…

 

 

Rationaliser ?

 

Donc pour faire face à ce contexte problématique, on essaie d’utiliser des outils pratiques comme le 20/80 par exemple. D’ailleurs on n’a pas toujours le temps de prendre le recul nécessaire pour le faire… C’est vrai que c’est déjà une bonne première étape. Se concentrer sur les 20% d’informations qui auront 80% de l’impact sur l’opérationnel. En fait, quand on regarde dans la réalité, le flux d’informations est tellement important, que 20% c’est déjà énorme ! Subsiste encore le risque de diluer les messages et leurs impacts. Car il faut encore faire un effort de priorisation entre ces 20%.

 

Alors si on teste des outils rationnels, on voit bien que ça n’est pas suffisant. C’est normal. Puisqu’on parle de personnes. Donc tous les stratagèmes uniquement basés sur la logique et la raison ont peu de raisons de véritablement marcher à long terme. Eh oui, car nous ne sommes pas des robots ! On marche à l’émotionnel, même au travail, on reste des êtres humains… et heureusement finalement.

 

Et si on s’inspirait un peu de l’Asie pour mieux communiquer avec nos équipes ? Ou encore, si on se servait du fait que nous sommes des mammifères ?! Déjà a priori, ça paraît être une bonne idée de s’inspirer de méthodes différentes afin de court-circuiter les automatismes et la routine.

 

Après, dans la réalité, ça donne vraiment des pistes pour enfin se concentrer sur ce qui a de l’impact.

 

 

Ne pas lutter

 

Les arts martiaux japonais, par exemple le judo nous enseignent d’utiliser la force de l’autre. Alors si on imagine les autres informations comme des informations concurrentes, on peut accompagner le mouvement plutôt que lutter… Du coup, vous pouvez utiliser les infos en lien avec les vôtres pour les mettre en valeur et renforcer votre message. Ça veut dire, ne pas forcément chercher à rajouter des moments pour communiquer votre information, mais plutôt utiliser ce qui existe déjà et en profiter pour le relier à votre message. D’ailleurs connecter, c’est aussi un moyen de renforcer la cohérence de vos messages et de redonner du sens : et c’est ce dont ont besoin les équipes. Alors comme au jeu de Go, connectez vos sujets entre eux, et connectez-les avec les sujets des autres !

 

 

Jouer

 

« Mammifère, mammifère, est-ce que j’ai une gueule de mammifère ? » Bon, ce n’est pas vraiment ce qu’a dit Arletty, c’est vrai. Mais en tout cas, nous sommes des mammifères, et nous partageons avec nos congénères l’habitude d’apprendre par le jeu. Et si on apprend, c’est bien que ce format marque les esprits et favorise la mémorisation. Alors vous devriez en user et en abuser pour servir vos messages ! Osez tester des formats ludiques pour transmettre vos informations clé.

En ayant au préalable affiché toutes les informations, vous pouvez animer différemment la réunion en passant l’information la plus importante, puis en faisant tirer au sort 3 autres infos secondaires au hasard. En plus ça vous oblige en tant que manager à vous poser cette question de l’enjeu des infos. Vous pouvez aussi tester de faire du point com. un quiz pour capter l’attention de vos collaborateurs. Absence de stress, engagement mental et physique des personnes, ces deux aspects inhérents au jeu font que l’esprit est bien plus disponible et enregistre mieux. Sans parler du fait que c’est tout de même plus agréable de faire son travail dans la bonne humeur non ?

Et attention, sortir d’une réunion assommante puis aller se détendre au baby-foot installé dans l’espace pause-café, ce n’est pas un idéal de bien-être au travail. L’idéal c’est de s’amuser et d’avancer sur les sujets pendant la réunion et en ressortir dynamisé !

 

 

« Demandez et vous recevrez »

 

Non, on ne vous propose pas d’évangéliser, attention ! Mais bien plutôt de co-construire le format de la com. avec les équipes. Si vous leur demandez comment ils ont envie et besoin d’être informés pour être plus efficaces, nous sommes certains qu’ils auront des idées, et qu’ils voudront même vous les donner ! Définissez ensemble les règles qui sont les plus utiles et adaptées aux échéances et enjeux. Une belle occasion d’engager et responsabiliser sur un sujet moins opérationnel, et donc de prendre du recul ensemble sur le système, ce qui est toujours très bénéfique.

 

 

On le voit, rationaliser sa façon de communiquer présente vite des limites, alors que remettre l’humain au centre de sa communication permet de donner de l’ampleur et du corps à ses messages. Votre efficacité managériale dépend beaucoup de la stratégie adoptée en termes de communication. Allouer le bon temps, le bon format, à la bonne information vous fera gagner un temps précieux ainsi qu’à vos équipes ! En prenant en compte leurs besoins dans votre manière de transmettre, vous vous assurez d’une meilleure disponibilité de leur part. 

Transférer tous les mails sans mettre de commentaire est encore une pratique trop courante, et on voit bien que cela mène à un ras-le-bol général. Alors, posez-vous deux minutes et choisissez la manière la plus efficace, et non la plus immédiate de transmettre !

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