Pas une réunion ne doit se terminer sans plan d’action. C’est souvent à ça que l’on mesure son efficacité, la qualité de l’animateur et l’existence même d’un projet. Mais voilà, comme beaucoup de ces règles devenues immuables, la bonne intention initiale se transforme souvent en exercice privé de son sens… Revenons à l’essentiel et limitons les plans d’action !

 

 

L’action est clé

 

 

Bien sûr, nous ne remettons pas en cause la nécessité d’actions pour faire avancer un projet, faire progresser une organisation. Le changement (les progrès) n’existe que s’il y a actions ; les intentions ne suffisent pas, c’est évident.

 

 

Mais elle dérape

 

Dès lors que ce principe est posé et accepté de tous, il est logique de créer une règle, ou a minima une bonne pratique : toute réunion, tout projet, doit avoir un plan d’action, suivi dans le temps. C’est clair, c’est net !

 

C’est logique mais on oublie l’essentiel : l’action est clé mais elle doit résulter d’une décision individuelle, que quelqu’un s’engage librement à faire quelque chose. Combien de plans d’action ne se réalisent pas ou pas complètement ? Ils sont innombrables. Pourquoi ? Parce que le plan d’action devient un exercice obligé, n’est plus la manifestation d’une décision individuelle forte et sincère. On se vote un plan d’action pour respecter l’usage, montrer que l’on n’est pas passif, se rassurer sur l’utilité des 2h que l’on vient de passer ensemble.

 

 

Et dérape encore

 

Et comme le plan d’action n’est pas suivi, au lieu de se remettre en question, on s’enfonce : on crée un poste de chef de projet pour s’assurer que ça avance, on prend un consultant pour le pilotage, on l’affiche, on en fait un excel, on le partage sur l’intranet…. Et comme il n’est toujours pas respecté, on martèle les objectifs avec plus de vigueur, on rajoute des contrôles… Petit à petit oui, les actions se font, mais avec une dépense d’énergie considérable, un coût énorme, elles ne créent donc que peu de valeur.

 

 

Revenons à l’essentiel

 

Comme nous le disons à tort et à travers, dans un sens ou dans l’autre, dans chacun de nos articles, le temps est venu de recourir à nouveau à la vraie source de valeur dans l’entreprise (et dans les groupes humains en général) : l’intelligence des individus.

 

La multiplication des règles, des indicateurs, des prescrits du management, dont la nécessité du plan d’action fait partie, finit par entraîner l’érosion lente de la responsabilité et sa compensation par la surcharge de travail :

«  J’ai pas le temps »

«  On m’a demandé de le faire »

«  C’est une demande du siège »

Autant de remarques anodines, hyper-fréquentes, qui démontrent que l’on s’éloigne de la responsabilisation individuelle, sans avoir à faire avec des tire-au-flanc, et souvent bien au contraire.

 

Faisons confiance dans la capacité de jugement de l’humain :

• Oui, il est capable d’arbitrer entre des objectifs parfois contradictoires (qualité OU coût ?)
• Oui, il va faire son propre plan d’action s’il y croit et se contrôlera lui même s’il est vraiment engagé.

 

 

Y parvenir, ce n’est pas si compliqué

 

Mais au delà du vœu pieux, comment faire ?

 

Dans nos récentes missions, nous refusons de bâtir des plans d’action dans bien des cas. Il faut d’abord s’assurer de l’essentiel : est-ce que les gens concernés ont vraiment envie d’agir ?

Et là, il faut passer du temps avec eux, utiliser les indicateurs adaptés : sourires, enthousiasme, énergie…. Mais aussi craintes exprimées, demandes d’aide, etc…

 

Et alors, il est temps de demander à chacun de préparer ses actions et de les piloter lui-même. Et ne vous inquiétez pas : s’ils sont engagés, ils agiront.

 

Enfin, ne créez pas d’indicateurs de suivi d’actions. Si les actions existent, les acteurs en parleront, les effets se feront sentir, et vos indicateurs habituels bougeront. Si vous n’entendez rien, c’est que rien ne se fait. Evidemment, il est utile de créer des moments, en réunion d’équipe, pour donner la parole à ceux qui agissent… Et si personne n’a rien à dire, c’est que rien ne se fait ; et alors, revenez à la case « engagement » car vous avez raté quelque chose là-bas.

 

 

Cette technique peut paraître hasardeuse ou longue ; il n’en est rien. Récemment, un manager qui s’est engagé véritablement a décidé de modifier brusquement une réunion importante comme on lui demandait de le faire sans succès depuis 5 ans… Pour agir, il faut le vouloir !

De même, dans un codir où le respect des plans d'action était considéré par tous comme faible, un séminaire sans plan d'action final vient de produire en deux mois des mouvements que personne n'imaginait, et sans contrôle.

 

 

 

Enfin n’oubliez pas que supprimer c’est agir

 

Avec cette manie des plans d’action à toutes les sauces, il y a un empilement d’actions invraisemblables, qui étouffe l’initiative, engorge les agendas, épuise les managers.

 

Enlever des choses, c’est aussi agir. Et ça fait gagner du temps…. Ne vous en privez pas.

 

 

 

 

 

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